Kinh nghiệm tổ chức sự kiện dành cho doanh nghiệp nhỏ

Khoi Studio

Tổ chức sự kiện cho doanh nghiệp, công ty nhỏ cần sự chuẩn bị kỹ lưỡng để đảm bảo chi phí hợp lý mà vẫn tạo được ấn tượng tốt. 

Dưới đây là kinh nghiệm giúp bạn tổ chức một sự kiện thành công:

1. Xác định mục tiêu sự kiện

  • Sự kiện nội bộ: Team building, tiệc cuối năm, sinh nhật công ty, đào tạo nhân sự...
  • Sự kiện khách hàng: Ra mắt sản phẩm, hội thảo, tri ân khách hàng...
  • Mục tiêu cụ thể: Tăng tinh thần đồng đội? Quảng bá thương hiệu? Thu hút khách hàng mới?
Xác định rõ mục tiêu sẽ giúp bạn tối ưu ngân sách và cách thức tổ chức.

2. Lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện phù hợp

Kinh nghiệm tổ chức sự kiện dành cho doanh nghiệp nhỏ
Dành thời gian cân nhắc để lựa chọn địa điểm tổ chức phù hợp loại hình sự kiện, quy mô và ngân sách của doanh nghiệp. Ảnh minh họa: Khoi Studio.
  • Tại văn phòng: Tiết kiệm chi phí, phù hợp với các buổi đào tạo, họp nội bộ.
  • Nhà hàng, quán cafe: Tổ chức tiệc nhẹ, dễ kết nối.
  • Khu du lịch, hội trường khách sạn, resort: Nếu có ngân sách lớn hơn, phù hợp với sự kiện ra mắt sản phẩm, hội thảo, tri ân khách hàng, team building, gala dinner...
Nên đặt chỗ trước ít nhất 2 - 4 tuần để tránh hết chỗ và có giá ưu đãi.

3. Lập kế hoạch tổ chức sự kiện kèm theo ngân sách chi tiết

Ngân sách nên chia theo:

  • Địa điểm: 30 - 40%
  • Ăn uống: 20 - 30%
  • Trang trí, thiết bị: 10 - 20%
  • Quà tặng, giải thưởng: 10 - 15%
  • Chi phí khác: 5 - 10%

Mẹo tiết kiệm:

  • Chiêu mộ nhân sự nội bộ thay vì thuê MC, thiết kế quảng cáo, trang trí sự kiện, diễn viên múa, ca sĩ... chuyên nghiệp nếu có người phù hợp.
  • Tự trang trí bằng vật dụng đơn giản như bơm bong bóng bay, tự cắm hoa, tự thiết kế và in ấn…
  • Chọn combo ăn uống để có giá tốt hơn.

4. Lập timeline tổ chức sự kiện chi tiết

Kinh nghiệm tổ chức sự kiện dành cho doanh nghiệp nhỏ
Lập kế hoạch tổ chức sự kiện có hệ thống, chi tiết và dễ hiểu. Ảnh minh họa: Khoi Studio. 
  • Trước 3 - 4 tuần: Xác định mục tiêu, ngân sách. Chọn địa điểm, đặt chỗ. Lên danh sách khách mời.
  • Trước 2 tuần: Thiết kế thư mời, poster sự kiện. Lên kịch bản chương trình. Đặt món ăn, chuẩn bị quà tặng.
  • Trước 3 - 5 ngày: Kiểm tra lại mọi thứ, phân công nhân sự. Chuẩn bị thiết bị: Loa, máy chiếu, mic...
  • Ngày diễn ra: Kiểm tra kỹ thuật lần cuối. Đón khách, quản lý chương trình. Chụp ảnh, quay phim để lưu lại khoảnh khắc.

5. Biên soạn kịch bản sự kiện hấp dẫn

Kinh nghiệm tổ chức sự kiện dành cho doanh nghiệp nhỏ
Kịch bản sự kiện chi tiết, ngắn gọn, xúc tích, dễ hiệu giúp giữ chân khách mời tham dự sự kiện. Ảnh minh họa: Khoi Studio
  • Khai mạc: MC giới thiệu, lời chào từ lãnh đạo.
  • Hoạt động chính: Chia sẻ, trình bày, game, mini talk.
  • Ăn uống, networking: Tạo không gian giao lưu thoải mái.
  • Trao giải/quà: Nếu có trò chơi hay trao thưởng, phần thưởng giúp tạo không khí sôi động.
  • Bế mạc: Cảm ơn, chụp ảnh kỷ niệm.
Kinh nghiệm: Thêm hoạt động tương tác như trò chơi, đố vui, bốc thăm may mắn để tăng không khí.

6. Chuẩn bị quà tặng & kỷ niệm

  • Quà tặng đơn giản: Cốc in logo, sổ tay, voucher, huy hiệu...
  • Quà tặng sáng tạo: Quà handmade, tranh ảnh kỷ niệm, video tổng kết sự kiện.
Tặng quà giúp doanh nghiệp tạo dấu ấn và gắn kết với nhân viên/khách hàng.

7. Đánh giá & rút kinh nghiệm

  • Lấy phản hồi từ người tham dự (qua Google Forms hoặc khảo sát nhanh bằng cách viết lên giấy).
  • Đánh giá hiệu quả dựa trên số lượng người tham gia thực tế, mức độ hài lòng.
  • Ghi nhận những gì điều cải thiện cho sự kiện lần sau.

Tóm tắt lại:

  • Xác định mục tiêu rõ ràng.
  • Lựa chọn địa điểm phù hợp, tối ưu ngân sách.
  • Chuẩn bị kịch bản chỉn chu và nên có hoạt động tương tác.
  • Tạo dấu ấn bằng quà tặng, chụp ảnh và quay phim lưu niệm.
  • Lấy phản hồi để rút kinh nghiệm cho những sự kiện tiếp sau.

Liên hệ dịch vụ chụp ảnh, quay phim sự kiện chuyên nghiệp tại Đà Nẵng và Quảng Nam: